Hidup aktif sosial dan perniagaan kami sering dikaitkan dengan penyertaan dalam pelbagai jenis mesyuarat - sama ada mesyuarat pemegang saham, mesyuarat umum anggota koperasi, HOA atau mana-mana mesyuarat awam lain. Peranan mesyuarat tersebut adalah keputusan dan dokumentasi isu-isu penting yang berkaitan dengan aktiviti organisasi awam atau entiti undang-undang. Refleksi yang betul dalam dokumen keputusan yang diterima pakai di mesyuarat itu mengesahkan kesahihan mereka dan merupakan dokumen sah.
Manual arahan
1
Untuk menyusun minit mesyuarat, gunakan lembaran kertas kertas standard A4. Tajuk protokol itu harus mengandungi nama dokumen dan bahagian pengenalan, yang mencerminkan alasan mesyuarat atau pemegang saham diadakan.
2
Di bawah tajuk, nyatakan tarikh mesyuarat dan alamat di mana ia berlaku, serta bilangan peserta. Jika mereka yang hadir menandakan penyertaan mereka mengikut lembaran yang jelas, maka ini juga harus ditunjukkan dalam minit. Menggambarkan bentuk mesyuarat: dengan tinjauan awal, dengan ketetapan yang jelas dengan kehadiran peribadi atau menggunakan gabungan penyertaan.
3
Nyatakan nama-nama terakhir, nama pertama dan patronimik pengerusi dan setiausaha yang dipilih oleh mesyuarat, mencerminkan bilangan undi yang dibuang, bertentangan dan tidak mengikut pencalonan mereka.
4
Terangkan senarai isu dalam agenda, bermula dengan yang paling mendesak, nombor mereka dan nota ucapan, perdebatan dan pengundian pada setiap isu bermula dengan nombornya. Dalam rakaman ucapan, adalah perlu untuk menunjukkan hanya intipati utama laporan yang dibentangkan. Ia harus dibuat secara ringkas, tetapi dalam bentuk yang tidak termasuk interpretasi berganda. Jika perlu, teks ucapan boleh dilampirkan pada minit. Semua ucapan, ucapan dan ucapan yang berkaitan hendaklah diberikan dengan nama yang dinyatakan.
5
Rekod mengenai setiap isu harus berakhir dengan keputusan yang menunjukkan hasil undi. Selepas teks perbincangan semua isu dalam agenda, menunjukkan bahawa keputusan umum mengisytiharkan mesyuarat ditutup.
6
Tandatangani protokol oleh pengerusi dan setiausaha mesyuarat, simpan dalam arkib organisasi atau pengerusi.
Perhatikan
Pengerusi koperasi atau HOA tidak boleh bertindak sebagai pengerusi persatuan.
Nasihat berguna
Jika protokol diperlukan untuk dikemukakan kepada pihak berkuasa luaran, maka nyatakan di dalamnya syarat penyediaannya, kerana ia mungkin terhad.
