Sesetengah surat berakhir begitu samar-samar bahawa alamatnya masih hilang: anda perlu membaca semula teks untuk memahami intipati. Oleh kerana kekurangan masa, penerima boleh mengeluarkan surat atau terganggu oleh sesuatu dan tidak lagi menyelidiki keadaan yang diterangkan. Akhir yang jelas, ringkas dan kompeten menekankan rasa hormat kepada pembaca dan membantu dengan cepat bertindak balas terhadap permintaan atau permintaan.
Manual arahan
1
Terangkan dalam tiga perenggan yang anda mahu katakan. Ia mungkin kelihatan bahawa pemikiran dinyatakan dengan jelas, tetapi persepsi maklumat bergantung pada keadaan pembaca. Oleh itu, baca semula teks dan tulis tiga pemikiran utama secara berasingan. Ia boleh menjadi fakta, tarikh, nama, dll. Ia tidak memerlukan emosi, tulis sebentar, dalam beberapa perkataan, kerana anda hanya perlu mengambil saham, ingat semula perkara utama.
2
Tulis tiga tindakan yang harus dilakukan oleh penerima mesej. Reaksi orang boleh tidak dapat diramalkan. Nampaknya anda mungkin bereaksi secara terang-terangan dengan maklumat yang dikemukakan, tetapi seseorang itu bergantung pada kebiasaan dan niat individu. Sekiranya anda tidak menyatakan dengan tepat apa yang anda harapkan dari pembaca, dia tidak akan faham atau mengatakan bahawa dia tidak faham.
3
Susunkan senarai yang diperolehi dalam langkah-langkah terdahulu dalam urutan kepentingan yang semakin menurun. Akhirnya surat itu kadang-kadang mengingatkan perkataan terakhir di sesi pengadilan: kesan penerima surat, kesimpulan dan akibat bergantung pada ini. Keluarkan item dari senarai yang boleh diabaikan tanpa menjejaskan makna mesej. Letakkan senarai pendek yang tinggal di akhir surat supaya pembaca tidak terlepas apa-apa.
4
Nyatakan tarikh. Jika anda sedang menunggu tindak balas kepada surat tersebut, tetapkan harapan anda. Sesetengah orang mempunyai kecenderungan untuk menarik kepada yang terakhir, jadi menunjukkan masa tertentu mungkin tidak salah.
5
Tinggalkan butiran hubungan. Wartawan anda sepatutnya dapat mencari telefon anda dengan cepat. Jangkakan keadaan seperti itu dan, sekiranya berlaku, letakkan maklumat yang diperlukan dalam surat tersebut, walaupun anda yakin penerima itu memilikinya.
6
Jadilah sopan, ucapkan sesuatu yang baik, terima kasih atas waktunya. Penerima akan lebih cenderung untuk bertindak balas dan menghubungi anda dengan lebih cepat jika surat itu menyukainya atau menyelamatkannya dari pengalaman yang tidak menyenangkan.
7
Pastikan anda menandatangani mesej dengan nama: ini mewujudkan perasaan komunikasi sebenar. Adalah penting bahawa orang memberi tumpuan kepada jawapan dan mengambilnya secara bertanggungjawab. Tetapkan contoh dan orang akan memperlakukan anda dengan cara yang sama.
