Mesej telefon adalah mesej ringkas tetapi penting yang dihantar melalui telefon. Oleh itu, mereka paling sering memaklumkan mengenai mengadakan mesyuarat, mesyuarat, dan mesyuarat. Mesej telefon juga mungkin mengandungi perintah mendesak kepala. Mesej telefon masuk yang anda terima dan keluar yang anda hantar. Kedua-dua jenis mempunyai reka bentuk yang serupa.
Manual arahan
1
Di sudut kiri atas kepingan kertas, letakkan nama penuh organisasi anda dan, jika perlu, nama unit struktur, sebagai contoh, "Pentadbiran bandar N." dan Pejabat Pendidikan.
2
Di penjuru kanan sebelah atas, masukkan penerima mesej telefon. Nyatakan kedudukan, nama keluarga dan inisial orang itu: "Kepada pengarah sekolah No. 37 Ivanov I.I." Sekiranya terdapat beberapa penerima, anda tidak perlu menunjukkan nama terakhir: "Kepada pengetua sekolah di bandar N." Lampirkan senarai lengkap institusi yang dihantar ke mesej telefon.
3
Letakkan perkataan "Telefon mesej" dan nombor siri dua baris di bawah. Untuk mesej telefon keluar di bawah, nyatakan tarikh penyusunannya.
4
Kemudian mengikut teks sebenar mesej telefon: "Pada 22 Februari, pukul 17.00, mesyuarat akan diadakan di Jabatan Pendidikan untuk meningkatkan kegiatan sekolah bandar. Penampilan pengetua sekolah sangat diperlukan." Apabila menyiapkan teks mesej telefon, elakkan kata-kata dan frasa yang sukar didengar dan sukar diucapkan. Ingat bahawa mesej itu harus bermaklumat dan pendek - tidak lebih daripada 50 perkataan.
5
Apabila menghantar mesej telefon, jelas sebutkan kata-kata, terutamanya alamat, nama akhir, nama pertama dan pertengahan orang, nama jalan, tarikh dan masa peristiwa. Pada akhirnya, pastikan anda membaca teks sekali lagi dan pastikan bahawa rakan anda telah menulis semuanya dengan betul. Apabila anda menerima mesej melalui telefon, dengar dengan teliti. Jika anda mempunyai soalan, jelaskannya dengan segera.
6
Di bawah teks utama ialah kedudukan, nama keluarga dan inisial kepala yang menandatangani mesej telefon: "Ketua Jabatan Pendidikan Petrov P. P." Dokumen keluar juga mesti mempunyai tandatangan peribadi.
7
Di bahagian bawah halaman, berikan maklumat mengenai pekerja yang bekerja dengan mesej telefon. Biasanya di sebelah kiri meletakkan kedudukan, nama keluarga dan inisial orang yang menghantar mesej itu, telefon pejabatnya, serta tarikh dan masa penghantaran. Di sebelah kanan adalah maklumat tentang orang yang menerima dokumen tersebut: kedudukan, nama keluarga dan inisial, nombor telefon, tarikh dan masa penerimaan.
8
Mesej telefon keluar disediakan dalam satu salinan dan disimpan dalam folder khas. Adalah lebih baik untuk mempunyai mesej masuk dalam dua salinan: anda akan memberikan yang pertama ke kepala untuk kerja lebih lanjut, dan kedua - dimasukkan ke dalam folder untuk penyimpanan.
Nasihat berguna
Sediakan borang mesej telefon di komputer. Mereka sangat mudah digunakan. Anda akan dapat memasukkan maklumat ke dalam graf yang diperlukan dengan tangan, tanpa menimpa semula data yang diulang lagi. Borang-borang tersebut akan sama untuk mesej-mesej telefon masuk dan keluar.
